Zacznijmy od definicji. Czym jest ta szczególna forma wolontariatu, czyli wolontariat pracowniczy? To dobrowolna, nieodpłatna aktywność pracowniczek i pracowników firm, korporacji, instytucji samorządowych oraz państwowych na rzecz organizacji lub instytucji działających w sferze pożytku publicznego. Co ważne, taki wolontariat można wykonywać w ramach stosunku pracy: pracowniczki i pracownicy mogą na to poświęcić dzień, czasem – dwa dni, a niekiedy nawet pięć dni roboczych w roku. Rozwija się zarówno wolontariat grupowy, czyli zorganizowane działanie całych zespołów, jak i indywidualny, podczas którego wolontariusze i wolontariuszki dzielą się umiejętnościami czy wiedzą. Zaangażowanie to może przybierać formę jednorazowej akcji lub stanowić część strategii przedsiębiorstwa, budującą wizerunek firmy i integrującą zespół pracowniczy.
Pracodawcy wspierający programy wolontariatu pracowniczego często nie tylko finansują czas pracy oddany na rzecz działalności społecznej, lecz także zakup potrzebnych materiałów oraz obsługę organizacyjną akcji wolontariatu. Organizacje, które prowadzą rozbudowane programy wolontariatu pracowniczego, zachęcają również pracowników i pracowniczki do oddolnych inicjatyw, dofinansowując projekty przez nich napisane i zabudżetowane w ramach wolontariackich konkursów grantowych.
Współpraca trzeciego sektora z biznesem w obszarze wolontariatu pracowniczego trwa już od ponad 20 lat, ale wciąż jednak – jako strona społeczna – napotykamy podczas niej różne bariery. Trudno nam dostosować język i sposoby komunikacji w relacjach z mniejszymi i większymi korporacjami, nawiązać kontakty, zrozumieć różne kultury organizacyjne, zidentyfikować obszary wsparcia i zoperacjonalizować potrzeby.
Rodzi się zatem pytanie: Jak organizacje pozarządowe i instytucje społeczne mogą przygotować się do współpracy z biznesem w obszarze wolontariatu pracowniczego?
Na początku warto przyjrzeć się naszym organizacyjnym zasobom i potrzebom, a z drugiej strony – ograniczeniom i barierom. Gdzie i kiedy oraz w jakich obszarach możemy potrzebować wolontariatu pracowniczego? Ile osób naraz możemy przyjąć? Jak jesteśmy w stanie zorganizować im pracę? Jakie zadania im zaproponujemy? Kto z naszej kadry może zostać oddelegowany do wspierania tych zadań? Jaki sprzęt, jakie narzędzia czy inne produkty będą nam potrzebne? Kto je kupi i dostarczy na miejsce akcji? Kto zadba o BHP oraz bezpieczeństwo wolontariuszy i wolontariuszek?
Jak widać, to naprawdę ważne, aby zacząć przygotowania do współpracy w obszarze wolontariatu pracowniczego od rzetelnej analizy naszych potrzeb i możliwości. Wolontariat pracowniczy na każdym etapie, także tym przygotowującym, wymaga zaangażowania osób wewnątrz organizacji. Tylko kto ma się tym zająć? Często nawet wielkie instytucje czy organizacje z dużych miast nie zatrudniają osób koordynujących wolontariat. Wyznaczmy zatem do tego zadania kogoś, która dobrze zna organizację – może być to np. jedna z osób zarządzających organizacją lub koordynujących projekty.
Przed przystąpieniem do analizy naszych potrzeb należy wziąć pod uwagę obszary, które może wspierać wolontariat pracowniczy. Oto kilka przykładów zadań, które mogą wykonywać wolontariusze i wolontariuszki:
- prace remontowe, np. malowanie ścian;
- prace porządkowe w archiwum/magazynie (zarówno tradycyjnym, jak i cyfrowym);
- prace związane z bazami danych;
- prace ogrodnicze;
- wsparcie eksperckie: warsztaty, szkolenia, indywidualne konsultacje z różnych obszarów, np. IT, aktywizacji zawodowej i społecznej, zarządzania, HR-u czy marketingu.
Następnie kierując się misją, standardami, strategią, potrzebami naszych podopiecznych, wybierzmy te obszary, którymi można się zająć w ramach określonej czasowo akcji, tak aby przyniosła ona zarówno widoczny rezultat oraz korzyść organizacji, jak i satysfakcję osobom wolontariackim. Określmy też precyzyjnie, jakie materiały czy narzędzia oraz w jakiej ilości będą potrzebne do realizacji naszych planów. Przedstawmy kosztorys akcji – dobrze jest omówić wspólnie z firmą budżet oraz wszelkie kwestie formalno-organizacyjne. Warto także zapisać nasze ustalenia w porozumieniu o współpracy – dzięki temu unikniemy ewentualnych niedomówień. Jeżeli firma sama będzie robić zakupy, przygotujmy dokładne wytyczne dotyczące potrzebnych produktów. Jeżeli natomiast to my będziemy dysponować pieniędzmi, dopilnujmy, aby rozliczyć się z nich zgodnie z wymaganiami i standardami obowiązującymi w przedsiębiorstwie, z którym współpracujemy.
Firmy wspierające wolontariat pracowniczy zazwyczaj nie mają wątpliwości, że warto prowadzić taką działalność. Czasem jednak nie wiedzą, z czym ona się wiąże, i nie są do niej przygotowane. Zdarza się, że chcą robić rzeczy, w które jako organizacja nie możemy zaangażować wolontariuszy i wolontariuszek. Musimy wiedzieć, w czym potrzebujemy ich wsparcia, ale też umieć wytłumaczyć, dlaczego nie możemy ich włączyć w niektóre zadania – m.in. z powodów bezpieczeństwa, obowiązujących standardów czy wymogów prawnych (np. uprawnień do pracy w kuchni). Takie sytuacje wymagają dojścia do konsensusu i wspólnego wypracowania rozwiązań, które okażą się zarówno atrakcyjne dla firmy, jak i pożyteczne dla organizacji.
Ważnym końcowym etapem współpracy z biznesem jest odpowiednia komunikacja w mediach społecznościowych czy na stronie www. Publikujmy na nich zdjęcia i relacje z akcji wolontariackich (zgodnie z zasadami identyfikacji wizualnej danej firmy). To niezwykle ważne, aby pokazywać zarówno opcje działań, jak i ich efekty. Nie zapomnijmy również o tym, aby podziękować za wspieranie naszej organizacji – można np. przygotować dyplom czy podarować prace artystyczne naszych podopiecznych.
Autor: Anna Thieme, Stowarzyszenie Centrum Wolontariatu.
Zapoznajcie się z kompleksową ofertą wsparcia dla wszystkich organizatorów wolontariatu w Warszawie!
Artykuł powstał w ramach oferty wsparcia dla organizatorów wolontariatu, której bezpośrednim realizatorem jest Stowarzyszenie Centrum Wolontariatu. Działanie jest finansowane ze środków miasta stołecznego Warszawy, w ramach realizacji projektu "Ochotnicy warszawscy".